Tijdschrijven: vervelend corvee?
Gastblog van Juul Leijnse – Zoals wel vaker dronk ik onlangs een kopje koffie bij een topkantoor aan de Zuidas. Nu is een bakje leut op zich al heerlijk, maar ‘onder het genot’ van interessante materie kan mijn dag niet meer stuk. Wat in mijn geval vaak neerkomt op; sparren over tijdschrijven en het onderwerp ‘tijd’ in het algemeen. En juist daar, met uitzicht over Amsterdam, kopte mijn gesprekspartner onze afspraak in met: ‘Hier wordt tijdschrijven gezien als corvee!’
Nu is er met de term ‘corvee’ opzichzelfstaand niets mis, maar het is het gevoel dat het oproept. Ik verwacht dat dit een resultaat is van onze jonge jeugdjaren, waar corvee stond voor: straf. Bood je de leraar niet altijd een luisterend oor of werd er gespijbeld dan was het vonnis: corveedienst. Oftewel; ruim voor schooltijd melden bij de conciërge en als straf kauwgum van stoelen schrapen of in het openbaar verfrommelde spiekbriefjes uit de schooltuin prikken. Maar volgens De Dikke van Dale (wat overigens de bijnaam was van mijn school conciërge) betekent corvee: werkzaamheden van huishoudelijke aard, om beurten te verrichten. Op zich niks mis mee, toch? Hoe kunnen we tijdschrijven van haar negatieve imago afhelpen en het laten inburgeren als een eenvoudig huishoudelijk klusje met groots resultaat? Het liefst ook nog beurtelings…
Minimaal 15% van de omzet gaat verloren door slecht tijdschrijven
Juridische professionals doen graag waar ze goed in zijn. Ze zijn immers advocaat geworden om energie te steken in hun vakgebied, daarin uit te blinken en te groeien. Alle andere zaken zoals administratieve taken zijn essentieel, maar komen er in feite bij en leiden af. Het is daarom van groot belang processen, en bijbehorende handelingen, te automatiseren. Zo ook tijdschrijven. In combinatie met een goed PMS systeem, kan hiermee het gehele declaratieproces eenvoudiger en sneller gemaakt worden. Tijd kan direct ‘gevangen’ worden, ook op nieuwe producten en abonnementen, waarna het snel en locatieonafhankelijk gedeclareerd kan worden.
Helaas raakt door niet accuraat tijdschrijven een groot gedeelte van de omzet verloren. Maar liefst 15% laten we wegglippen. Niet alleen omdat juristen er een hekel aan hebben, maar ook omdat ze het gewoonweg vergeten. Hier is direct veel winst te behalen, dus het is van groot belang iedere minuut terug te halen. Het liefst zoveel mogelijk automatisch zonder de fee-earner te vervelen. Koppelingen met onder andere telefooncentrales en mailsystemen en het aanbieden van apps om onderweg snel tijd te schrijven kunnen helpen. Het inzichtelijk maken van ‘verloren’ tijd heeft twee aanzienlijke consequenties: meer omzet op de korte termijn en meer data voor de kostprijsberekening op de midden en lange termijn. En wenst meneer Van Dale ook beurtelings? Met de Three Factor Time Recording methode neemt Rekoop met alle liefde een corveedienst over.
Juul Leijnse – Head of European Sales Rekoop
Over Juul Leijnse
Juul is een echt ‘mensenmens’. Enthousiast en altijd in voor een kopje koffie. Onbevangen, maar tegelijkertijd enorm resultaatgericht. Hij gaat zitten en neemt de tijd om tot de kern van het probleem te komen, alvorens de best beschikbare oplossing aan te dragen. Dat is wat hij deed voor vele jaren binnen de Europese juridische IT voor organisaties als BigHand, dFlow en Morningstar Systems. Op dit moment doet hij dit, als Head of European Sales, met grote toewijding voor Rekoop. Zijn doel? Rekoop de Europese marktleider maken op het gebied van verslaglegging van tijd. Juul: ‘Het is tijd om tijd nog belangrijker te maken’.