IT Training, uw cliënten eisen het!
Advocaten zijn specialisten in hun vakgebied. Echter, met alleen kennis van het recht kom je er niet meer. De American Bar Association heeft eind vorig jaar nieuwe regels geïntroduceerd. In het kort komt het er op neer dat advocaten geacht worden een gedegen kennis te hebben van de technologie die gebruikt wordt in hun dagelijkse praktijk.
De discussies in Amerika laaien hoog op en vorige maand gooide Corporate Counsel Casey Flaherty (Kia Motors America) nog wat extra olie op het vuur. Flaherty vindt het onbegrijpelijk dat hij opdraait voor de kosten die direct terug te leiden zijn op de slechte automatiseringskennis van advocaten.
Tijdens een zeer druk bezochte presentatie op LegalTech West Coast (Los Angeles), haalde Flaherty flink uit naar de grote kantoren. Onlangs besloot hij om advocaten van kantoren die willen werken voor Kia te onderwerpen aan een technology audit.
Ondertussen hebben negen kantoren verplicht meegedaan aan de audit. Alle negen zijn gezakt. Een uur zou voldoende moeten zijn om de test te maken, maar het gemiddelde lag rond de vijf uur. Dit maakt direct duidelijk waar de pijn zit: extra uren, die besteed worden aan een zaak wegens onvoldoende kennis van programma’s als Word of Excel, worden gewoon in rekening gebracht.
Dat dit geen kortstondige bevlieging is van Flaherty, is inmiddels ook duidelijk. Tot nu toe nam hij de audits persoonlijk af, maar inmiddels heeft hij een partij in de arm genomen die gespecialiseerd is in het geven van IT trainingen voor advocaten. Dit bedrijf gaat de audit automatiseren en het gratis ter beschikking stellen aan andere General Counsel.
De rol van IT in het binnenhalen van nieuwe klanten wordt dus steeds groter. Het begon jaren geleden toen ik de eerste cliënten tegenkwam die toegang eisten tot de Know How database van een groot kantoor. Wat recenter zijn grote cliënten gaan aansturen op online portals, waar advocaten alle documenten publiceren die ze voor de cliënt hebben gemaakt. Deze portals zijn al bijna gemeengoed geworden.
En dan nu dus de allerzins redelijke eis dat advocaten efficiënt gebruik moeten kunnen maken van software.
Dit alles maakt het belang van goede IT training nog maar eens duidelijk. Veel advocaten zien hier nog steeds het belang niet van in. Annuleringspercentages van boven de 65% zijn eerder regel dan uitzondering als het gaat om IT training in advocatenkantoren. Ik spreek uit ervaring.
Wat kan u er aan doen? Ten eerste kunt u een sense of urgency creëren in uw kantoor en medewerkers wijzen op het belang van goede IT kennis, ook het belang dat uw cliënten hier aan hechten. Ten tweede, kunt u de IT trainingen zo relevant mogelijk maken en ook denken aan nieuwe vormen van training zoals korte video-instructies en het gebruik van nieuwe media. En tot slot, let bij de selectie van nieuwe software ook op het gebruikersgemak. Een goed voorbeeld zijn de systemen die advocatenkantoren gebruiken voor urenregistratie en dossiermanagement, de practice management systems. Dit zijn in de regel complexe systemen met heel veel toeters en bellen die eigenlijk nooit worden gebruikt. Ook de standaardtaken zijn vaak complex en vereisen een gedegen training. Maar er zijn ook systemen op de markt die een stuk eenvoudiger zijn, ook alles kunnen wat u van zo’n systeem verwacht en zo duidelijk in elkaar zitten, dat training eigenlijk helemaal niet meer nodig is.