Recensie van het Hyperion rapport: van Workflow naar Business Process Management
Hyperion Research – een onderdeel van Hyperion Global Partners – heeft in januari een nieuw MarketView™ rapport gepubliceerd: “Business Process Management Solution for Law Firms”. Het rapport evalueert in 81 pagina’s leveranciers van Business Process Management (BPM) systemen voor de advocatuur. Hyperion vroeg mij een recensie over het rapport te schrijven welke vorige week is gepubliceerd op een internationale website over juridische automatisering.
Processen gericht op de advocatuur
Advocatenkantoren volgen in toenemende mate het voorbeeld van bedrijven uit andere sectoren: het onderzoeken of de aanschaf van een BPM oplossing voordelen kan opleveren om processen te automatiseren, kosten te besparen en gemakkelijker te kunnen voldoen aan specifieke wet- en regelgeving. Hyperion GP haalt in het rapport meerdere voorbeelden aan van processen die geschikt zijn om door BPM te worden gemanaged:
- New business intake
- Conflict check
- Goedkeuring alternatieve tarifering
- IP filing
- Opstellen van overeenkomsten / contracten (document drafting)
- Declaraties – goedkeuring en uitbetaling
Andere in het rapport geïdentificeerde processen zijn (mijns inziens) niet specifiek voor de advocatuur.
Drijfveren
Op het gebied van proces-automatisering hebben advocatenkantoren nog een lange weg te gaan voordat ze hetzelfde niveau bereiken als bedrijven uit andere sectoren. Misschien zijn de processen moeilijker te identificeren in de advocatuur, misschien zijn advocatenkantoren terughoudender om projecten te implementeren die advocaten dwingen om op een gestructureerde manier te werken, of misschien zijn advocaten (ten onrechte) van mening dat hun werk in het geheel niet te faciliteren is met BPM. Maar er zijn ook andere belangrijke factoren die managing partners goed zullen doen nadenken voordat zij een nieuw BPM initiatief afslaan.
Een eerder onderzoek van Hyperion (“Research Insights Survey”) heeft de voornaamste drijfveren geïdentificeerd: een stijgende productiviteit van advocaten en staff, een snellere turnaround en een verbetering van de kwaliteit van processen.
Legacy vs. Enterprise-ready systemen
Het rapport beschrijft dat advocatenkantoren die aan de slag gaan met BPM twee strategieën kunnen volgen. De eerste is om beter gebruik te maken van de reeds aanwezige workflow mogelijkheden van al in gebruik zijnde legacy systemen zoals Document Management- Practice Management en CRM systemen. De tweede benadering is het upgraden van workflow tot echte BPM en dus het implementeren van enterprise-ready BPM oplossingen.
Gebaseerd op een lange lijst van selectiecriteria, heeft Hyperion GP acht leveranciers geïdentificeerd die BPM oplossingen leveren voor de advocatuur in het bijzonder:
- Elegrity – Law Business Management Systems
- Frayman Group – Compliguard Flow
- HP Autonomy – Autonomy Process Automation
- Intapp – Intapp Open
- Intellera – Workflowgen BPM
- K2 – Blackpearl
- OpenText – Metastorm BPM
- Thomson Reuters – FloSuite legal
Deze producten zijn via het evaluatieproces Hyperion GP’s VendorView™ geëvalueerd: acht verschillende rating categorieën met een schaal van één tot tien.
De scores van de verschillende leveranciers mogen niet openbaar worden gemaakt, maar ik kan wel zeggen dat ik verrast was met de resultaten van sommige grote namen in de juridische automatisering.
Kosten
Advocatenkantoren zullen de implementatie van nieuwe BPM systemen alleen overwegen als er echt aanwijsbare voordelen zijn. Alhoewel prijsinformatie niet in rapport opgenomen is, kunnen we er gerust van uitgaan dat BPM systemen nog steeds vrij kostbaar zijn om te implementeren en te onderhouden. Dus, ondanks dat BPM systemen voor grote advocatenkantoren wel een mogelijke optie kunnen zijn, zullen kleine kantoren niet mee kunnen profiteren van de voordelen. Echter, hoe zit het met de middelgrote advocatenkantoren? Zullen zij een implementatie overwegen en/of zich één van de acht geïdentificeerde systemen kunnen veroorloven, of zijn er andere producten op de markt (eventueel cloud-based) die beter geschikt zijn voor kleinere kantoren? Dat kan een goede follow-up topic zijn voor Hyperion GP om te onderzoeken.
Algemeen gezien heeft Hyperion GP wederom een waardevol onderzoeksrapport geproduceerd, dat zeker de moeite waard is om te lezen, met name als uw kantoor overweegt workflow te upgraden naar BPM. Blijkbaar zijn er mooie kansen voor leveranciers van BPM systemen. Als het gaat om het “new business intake” proces, overweegt maar liefst 86% van de door Hyperion GP ondervraagde advocatenkantoren om hun bestaande systeem te upgraden of een nieuw systeem te implementeren.
Veel dank aan Hyperion GP voor het beschikbaar stellen van hun volledig rapport! Een management summary van het rapport kan kosteloos worden aangevraagd. Het volledige rapport kan worden aangeschaft via Hyperion’s website.