Specialist of alleskunner?
Software, advocaten maken er dagelijks veel gebruik van. Ik heb dan niet over de standaard programmatuur zoals het Microsoft Office pakket en de internet browser, maar over de specifieke juridische software:
- een praktijk management systeem (zaken- en uren registratie)
- een document management systeem (documentenbeheer en digitale dossiervorming)
- een CRM applicatie (beheer van contacten en mailingen)
De grote kantoren hebben over het algemeen voor ieder van deze functionaliteiten een apart programma. Om een goede en eenvoudige werking te garanderen, zijn deze drie systemen vaak op een ingenieuze wijze aan elkaar gekoppeld. Bijvoorbeeld, als een nieuwe zaak wordt aangemaakt in het praktijk management systeem, zorgt een koppeling met het document management systeem ervoor dat er ook direct een nieuw digitaal dossier wordt aangemaakt. Deze drie-systemen aanpak noemen we Best of Breed.
Kleine kantoren werken juist vaak met een All in One systeem: alle functionaliteiten zijn dan samengevoegd in één applicatie.
Echter, waar ligt de grens tussen een groot en een klein advocatenkantoor? Wanneer ben je als kantoor beter af met een All in One oplossing en wanneer is Best of Breed een betere strategie? Beide vragen zijn arbitrair. Als men naar de Engelse markt kijkt, zijn de kleinere kantoren daar qua omvang nog altijd top 25 kantoren in Nederland. Best of breed zou je dus denken. Echter, er zijn veel Engelse kantoren met honderden medewerkers die met veel succes gebruik maken van All in One systemen. Eén van de redenen hiervoor is het aanbod in Engeland, er is daar meer concurrentie en een breder aanbod waardoor de All in One systemen daar veel meer mogelijkheden bieden.
Zoals Cruijff al zei: “ieder nadeel heb zijn voordeel” en bij dit onderwerp is het niet anders. Best of Breed klinkt wel goed: het beste wat er op de markt te krijgen is, wie wil dat niet? Maar vergeet niet dat voor een efficiënte manier van werken de systemen wel naadloos geïntegreerd moeten worden en aan die integratie hangt dan ook een prijskaartje. Drie systemen betekent vaak ook meer onderhoudskosten, meer server hardware, meer training en meerdere leveranciers. Als de ene leverancier een nieuwe versie uitbrengt, werkt die dan samen met de andere systemen? Alles moet weer opnieuw bekeken en getest worden. Je krijgt daar wel wat voor terug, namelijk software met zeer veel mogelijkheden en een pakket dat op detail niveau aangepast kan worden aan de wensen en eisen van het kantoor, zelfs per praktijkgroep.
Bij All in One systemen is deze flexibiliteit minder groot. Ook qua functionaliteit blijven zulke systemen vaak achter, maar men kan zich afvragen of er ook daadwerkelijk gebruik gemaakt gaat worden van alle toeters en bellen die de Best of Breed strategie met zich meebrengt. Grote voordelen van All in One systemen zijn vooral van toepassing voor kleinere kantoren zonder eigen IT afdeling. Immers, er hoeft maar één leverancier en applicatie gemanaged te worden, gebruikers werken met één omgeving en de kosten liggen vaak aanzienlijk lager.
De laatste jaren zien we echter dat beide stromingen naar elkaar toe bewegen. Best of Breed applicaties worden goedkoper, integraties met andere systemen liggen vaak al klaar op de plank en de applicaties op zich worden steeds gebruiksvriendelijker. All in One systemen daarentegen bieden steeds meer functionaliteit, worden stabieler en beter schaalbaar naar de organisatie.
Juist omdat Best of Breed en All in One naar elkaar toe kruipen, is het belangrijk om alle factoren in overweging te nemen alvorens er een besluit wordt genomen over een nieuw systeem.