Digitalisering Procesrecht: nog geen KEIharde afspraken met software leveranciers
De media-aandacht voor project KEI (Kwaliteit en Innovatie rechtspraak) neemt de laatste tijd flink toe. Logisch, want er gaat veel veranderen voor alle betrokken partijen. De publiciteit treft ook alle betrokken partijen, of toch niet? Ik hoor maar weinig van juridische softwareleveranciers en hun rol in het project.
KEI, een mooi initiatief en een groot, gewaagd en zeer veelomvattend IT project. Een goede kans voor de overheid om te laten zien dat IT projecten wel degelijk met succes kunnen worden gerealiseerd. Het is een mooi streven dat men straks zelf via een webportaal de voortgang van de eigen juridische procedure kan volgen, maar hoe makkelijk wordt het voor advocaten om dat webportaal te voeden met hun zaak-gerelateerde documenten?
Het overgrote deel van de Nederlandse advocaten werkt met branche-specifieke software waarin informatie over alle lopende zaken wordt bijgehouden, een zogenaamd praktijkmanagementsysteem (PMS). Met deze software kunnen advocaten hun tijd bijhouden, declaraties versturen, maar ook e-mails en documenten opslaan in hun eigen digitale dossiers. Het zou geen overbodige luxe zijn als PMS software gekoppeld wordt met de digitale omgeving van de rechtbank: direct vanuit het PMS aangeven dat een bepaald document ook als PDF toegevoegd moet worden aan het digitale dossier van de rechtbank.
De vraag is dus hoe ver de Nederlandse leveranciers van PMS software zijn met het ontwikkelen van hun koppelingen?
Kluwer heeft twee PMS opties voor de advocatuur: Fidura en Kleos. Desgevraagd laat David Jonckheer (Manager Legal Software) weten dat Kluwer in gesprek is met hun klanten over de wensen en eisen met betrekking tot de systemen die uit het KEI traject voortkomen: “Het is voor ons van groot belang dat Fidura en Kleos na invoering van het Digitale Dossier optimaal aansluiten op deze nieuwe manier van werken”.
Jonckheer vervolgt: “Verder spreken wij op dit moment met verschillende partijen over de mogelijkheden van het koppelen van onze systemen met de systemen die uit het KEI traject voortkomen. Met de KEI projectgroep binnen Spir IT (onderdeel Civiel en Bestuur) hebben we gesproken over de mogelijkheden van koppeling. Belangrijk punt is dat KEI openstaat voor een koppeling maar dat zij om begrijpelijke redenen één standaardkoppeling wil voor alle pakketten. Wat de precieze eisen en wensen van deze standaardkoppeling zijn, is aan de markt. Gekeken moet worden of de software leveranciers overeenstemming kunnen bereiken over deze eisen en wensen.”
“Daarnaast hebben we binnenkort een gesprek met de Orde om over dit onderwerp te spreken. Belangrijk punt voor ons is de mogelijke rol van de Orde om een samenwerking te realiseren tussen Spir IT, de Orde en vertegenwoordigers van de softwareleveranciers om een optimale doch gestandaardiseerde aansluiting te realiseren tussen de systemen van KEI en de verschillende pakketten die advocaten gebruiken”, aldus Jonckheer.
Ook de Lexxyn groep volgt de ontwikkelingen rondom KEI met veel belangstelling. Claudia Heemskerk (Operationeel Manager) licht toe: “We realiseren ons terdege dat onze klanten slechts een klein onderdeel uitmaken van de totale te ontwikkelen digitale keten. We vinden het daarom best bijzonder dat het KEI projectteam met de softwareleveranciers in overleg gaat om de benodigde koppelingen goed af te stemmen. Door dit slim aan te pakken kunnen we gezamenlijk het digitaal procederen weer een stap dichterbij brengen.”
De Lexxyn groep heeft in haar netwerk meerdere PMS oplossingen voor de advocatuur: CClaw (Clip Consultants), Fortuna en NEXTmatters (beide van Trivium Software bv). Hoe deze producten precies gekoppeld zullen worden is nog niet bekend. Heemskerk: “Hoewel we daar als softwareleveranciers graag concreet antwoord op willen geven is het Project KEI nog niet in die fase. Bij het KEI congres (28 januari jl.) werd duidelijk dat de streefdatum voor KEI – 1 januari 2016 – eigenlijk niet reëel is. In de diverse workshops gegeven door betrokkenen viel met name op dat er nog veel bredere vraagstukken liggen: van ‘hoe borgt men de kwaliteit van de rechtspraak als het digitaal gaat’ enerzijds, tot ‘hoe kan een patroon van een ander kantoor dadelijk in mijn zaak meekijken’ anderzijds. Zodra de grote lijnen staan zal het koppelen van de producten pas aan de orde zijn.”
Al met al kunnen we concluderen dat ondanks het feit dat er nog weinig bekend is over hoe PMS software straks precies gekoppeld gaat worden met de digitale dossiers van de rechtbank, de verschillende partijen wel in overleg zijn om de benodigde functionaliteit te ontwikkelen.