IT, maar dan voor uw cliënten
Het zal u niet zijn ontgaan: net zoals vele andere sectoren staat ook de advocatuur onder grote druk door toenemende concurrentie en steeds mondiger wordende cliënten. Het gevolg is een neerwaartse druk op de (uur)tarieven en uiteindelijk op de winstgevendheid van het kantoor.
Innovatie kan het juiste antwoord zijn op dergelijke marktbewegingen, maar de advocatuur loopt in dat opzicht niet voorop. Er zijn vele mogelijkheden om te innoveren, waarbij ook automatisering een belangrijke rol kan spelen.
Blue Flag
Meer dan een decennium geleden lanceerde magic circle gigant Linklaters “Blue Flag”, een systeem waarmee cliënten online juridische dienstverlening konden afnemen. Vele andere grote internationale kantoren hebben dit voorbeeld gevolgd. De mogelijkheden verschillen en zijn met de tijd steeds vooruitstrevender geworden: van simpele alerting services – waarmee cliënten automatisch op de hoogte worden gehouden van veranderende wet- en regelgeving – tot het online samenstellen van relatief simpele juridische contracten.
Vandaag de dag zijn de mogelijkheden om nieuwe cliënten binnen te halen en bestaande cliënten te binden met dit soort technologie ook voor de kleinere kantoren binnen handbereik. Er zijn genoeg leveranciers van juridische software die extra modules bieden om uw cliënten bijvoorbeeld toegang te verschaffen tot hun digitale dossier, om online te kunnen zien hoeveel tijd er al is geschreven op een bepaald dossier of om het mogelijk te maken te zoeken in de kennisdatabase van uw kantoor. Gemak dient uw cliënt: zijn documenten staan op een centrale plaats, de laatste versie is altijd direct beschikbaar, hij hoeft niet te bellen met vragen over het budget en op simpele vragen kan hij zelf snel een antwoord vinden.
Online dealrooms/datarooms voor grote transacties met enorme hoeveelheden documenten zijn al gemeengoed. Er zijn veel leveranciers te vinden die dit op verschillende manieren kunnen aanbieden. Meer geavanceerde oplossingen bieden niet alleen de mogelijkheid tot het delen van documenten, maar kunnen ook het online samenwerken faciliteren en project management functionaliteit bieden om het uw cliënten zo makkelijk mogelijk te maken.
Bezint eer ge begint!
Echter, voordat u aan de slag gaat met het implementeren van nieuwe IT systemen voor uw cliënten: bezint eer ge begint! Ondanks dat we het hier hebben over IT oplossingen, is uw automatiseringsafdeling niet altijd het juiste startpunt.
Begin met het maken van een plan, waarin u de doelstellingen opneemt, maar ook de benodigde budgeten en resources. Weet waar uw cliënten behoefte aan hebben en voorkom dat de General Counsel niet het zoveelste extranet moet gaan gebruiken met weer andere inloggegevens en een compleet verschillende interface.
Terug naar innovatie in de juridische dienstverlening en de rol van automatisering: Waarom zien we weinig innovatiekracht vergeleken met andere sectoren? Ontbreekt het aan tijd om een goede strategie te bedenken en uit te voeren? Zijn advocaten te risicomijdend? Of ligt het meer aan de cliënten die misschien geen interesse hebben?
Misschien is de markt er nog niet helemaal klaar voor en wordt er nog te veel gewerkt op basis van resultaten in het verleden, maar u weet dat deze geen garantie bieden voor de toekomst!