De Cloud: kosten en baten
Langzaam maar zeker groeit het besef in Nederland dat Cloud Computing een serieus alternatief is, zelfs voor de advocatuur. Vooral de kleinere kantoren zonder eigen IT afdeling zien er de voordelen van in: geen investeringen in dure hardware en softwarelicenties, maar slechts betalen voor wat er wordt gebruikt en de zekerheid hebben dat belangrijke informatie goed beveiligd is.
Toch is er nog veel onduidelijkheid. Advocaten die ik spreek, hebben totaal verschillende opvattingen over wat nu wel en niet is toegestaan. Moet de data binnen de landsgrenzen blijven, of maakt het niet uit zolang het binnen Europa blijft? Wanneer heeft een overheid wel en niet het recht om data op te vragen die is ondergebracht bij een aanbieder van Cloud diensten? Over dit laatste onderwerp heeft Hogan Lovells een goede white paper geschreven (http://bit.ly/ramr01).
Hoe denkt de sector zelf over Cloud Computing? Eind vorig jaar zijn de resultaten van een wereldwijd onderzoek onder advocaten en hun IT staff gepubliceerd. Kort samengevat is men in toenemende mate positief over de Cloud en wordt deze door steeds meer kantoren gezien als een serieus alternatief. Bijna 60% van de geënquêteerden denkt zelfs dat Cloud Computing binnen vijf jaar de overhand gaat nemen in de advocatuur. Maar zorgen zijn er ook, vooral over de perceptie bij de cliënten. Het volledige rapport staat online (http://bit.ly/gcsr-2012).
Cloud computing is niet altijd het meest voordelige alternatief, dit in tegenstelling tot de algemene opvatting. De aanschaf van traditionele IT hard- en software is meestal een investering die wordt afgeschreven over een bepaalde termijn. Echter, de kosten van Cloud oplossingen worden per maand gefactureerd, zolang de dienst wordt afgenomen. Deze kosten blijven dus terugkomen, ook als de traditionele variant al lang is afgeschreven.
De ervaring leert dat als alle kosten worden meegenomen (dus ook onderhoud en beheer van traditionele systemen), Cloud oplossingen vaak een voordeliger alternatief zijn. Ga maar na: men beschikt altijd over de meest recente versie van de software, zonder dat er opnieuw geïmplementeerd moet worden. Daarnaast brengen veel leveranciers van traditionele software jaarlijkse onderhoudskosten in rekening die vaak oplopen tot boven de 20% van de aanschafprijs.
Kort door de bocht zijn de kosten van Cloud Computing vergeleken met de traditionele variant redelijk in evenwicht. Echter, als je ook de niet financiële verschillen in kaart brengt, wint de Cloud het toch vaker. Immers, een belangrijk kenmerk van Cloud Computing is dat dezelfde software gelijktijdig in gebruik is bij alle klanten van de Cloud aanbieder. Deze heeft er dus alle belang bij dat de systemen optimaal functioneren, want uitval treft alle klanten en brengt grote reputatieschade toe.
Hetzelfde geldt voor de beveiliging van de data. Eén beveiligingslek, waardoor vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen, kan fataal zijn voor het voortbestaan van de aanbieder. Vandaar dat beschikbaarheid van de systemen en beveiliging van de data top prioriteit hebben.
Kortom, als uw kantoor voor de keuze Cloud of traditioneel staat, kijk verder dan de kosten alleen. Potentiele aanbieders van Cloud diensten hebben er nog meer belang bij vergeleken met hun klanten dat beschikbaarheid en beveiliging optimaal geregeld zijn.